CONJUNTO RESIDENCIAL ALCALA ETAPA 1.
ACTA DE ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA No. 20
FLANDES TOLIMA. MARZO 23 DE 2014.
NIT. No. 809.010.294-6
Siendo
las 09.10 A.M., se da inicio a
la reunión de Asamblea ordinaria que se lleva a cabo mediante convocatoria efectuada
el día 20 de Febrero de 2014 por el Representante Legal del Conjunto Residencial Alcalá, Sr.
MISAEL GUERRERO CAMERO, y en cumplimiento a lo establecido en el Articulo 39 de la Ley 675 de 2001 y al Artículo 26 de los Estatutos de la Copropiedad y a
realizarse en Primera Convocatoria el
día DOMINGO 23 DE MARZO DEL 2014 A LAS 8:00 A.M. en
el Kiosco del Conjunto, con el
siguiente orden del día.
ORDEN DEL DIA:
1. MISA.
2. Registro
y firma de propietarios para verificación del quórum.
3. Lectura
y Aprobación del orden del día.
4. Aprobación
del reglamento de la asamblea.
5. Elección
de presidente y secretario de la asamblea.
6. Elección
del comité verificador de la redacción y trascripción del acta para la presente asamblea.
7. Elección
de la comisión de escrutinios para la presente asamblea.
8. INFORMES:
8.1 Comité
verificador del acta anterior No. 19 de 2013.
8.2 Informe del Consejo de administración.
8.3 Informe
de gestión administrador a 31 dic. De 2013.
8.4 Informe
del revisor fiscal.
8.5 Informe
del comité de convivencia.
9. Presentación y aprobación de los estados
financieros a 31 de dic. 2013.
10. Análisis
y aprobación del presupuesto para el año 2014.
11. Elección del consejo de administración
periodo 2014-2015.
12. Elección del revisor fiscal
periodo 2014-2015.
13. Elección del comité de
convivencia periodo 2014-2015.
14. Proposiciones
y varios.
15. Cierre
de asamblea.
DESARROLLO DE LA
REUNION
1. MISA
Siendo las 8 .00 A.M., Se realizó en el
Kiosco del Conjunto Residencial Alcalá la santa misa. Así mismo se elevo oraciones
en acción de gracias por la salud y
bienestar de los propietarios y sus familias y por el eterno descanso de los
propietarios fallecidos.
2. Registro y firma de propietarios para
verificación del quorum.
SIENDO LAS
09.10 A.M. DEL DIA 23 DE MARZO DE 2014,
SE DA INICIO CON EL SIGUIENTE REGISTRO
DE PROPIETARIOS: Da
parte el señor REVISOR FISCAL, Dr. FELIX
DAVID ROMERO DUARTE, después del
registro de copropietarios presentes, se constata que:
HAY PRESENTES………………………….123
PROPIETARIOS.
HAY PODERES.…………………………… 49 REPRESENTADOS.
PARA UN TOTAL DE……………172 FIRMAS DE ASISTENTES, FRENTE A 234. CONVOCADOS.
PARA INICIAR SE ENCUENTRA PRESENTE EL 73.50 % por tanto HAY QUORUM
suficiente para deliberar y tomar decisiones.
También se
encontraba presente el Sr. FELIX DAVID
ROMERO en calidad de revisor fiscal, la señora DEYSY FIGUEREDO, en calidad de contadora y el señor MISAEL GUERRERO CAMERO en calidad de administrador y representante legal.
Da
apertura formal el señor VITOR MAUSSA DORIA, en calidad de miembro del consejo
de administración, por ausencia del presidente del consejo señor FERNANDO
ALFONSO DELGADO, quien se encuentra hospitalizado y delicado de salud. Y
quienes hoy hacen entrega de periodo, y agradecen a los presentes la confianza
que los propietarios depositaron en este consejo de administración y las voces
de aliento y comentarios positivos que siempre afloraron, así como la
asistencia a esta reunión y solicita un excelente comportamiento a todos los
señores asambleístas para que esta se desarrolle dentro del respeto y el
orden de la misma, y manifiesta que hoy
se hace entrega e inauguración del equipo de sonido el cual ya es propiedad del
conjunto y manifiesta que los informes de la gestión fueron enviados con tiempo
a cada uno, para que tuvieren tiempo de leerlo, analizarlo y efectuar las
preguntas pertinentes a ellos, y continua con el orden del día .
3. Lectura y aprobación del orden del día.
Sometido a consideración de la
asamblea es aprobado con 161 votos,
propietarios asistentes, de 232 convocados, documento que se encuentra en la
pagina no. 4 del informe de gestión.
4. Aprobación del reglamento de la
asamblea.
Se consulta a los propietarios que
si conocen el reglamento de asamblea, y que si saben como actuar en esta y
contestan que si lo conocen, y por tanto es aprobado con 161 votos,
propietarios asistentes, de 232 convocados.
5. Elección de presidente y secretario de
la asamblea.
Para presidente de la
asamblea se postulan al señor MAURICIO POLANIA, propietario de la casa 1, de la manzana 3, y para secretario la señora MARIA TERESA POMBO, propietario de la casa 1, de la manzana 5, y el señor LUIS MENDOZA, propietario de la casa 1,
manzana 8.
La asamblea aprueba como
presidente al Señor MAURICIO POLANIA y
como secretaria a la
Señora MARIA TERESA POMBO quienes en uso de sus
derechos aceptan la postulación.
6. Elección
del comité verificador de la redacción y transcripción del acta para la
presente asamblea.
Se postulan los
siguientes propietarios.
MARIA CARDENAS, DE LA CASA 8.
MANZANA 14.
LUIS MENDOZA, DE LA
CASA 4. MANZANA 8.
RAFAEL LEON, DE LA
CASA 4. MANZANA 1.
Aprobado con 161 votos, propietarios asistentes, de 232
convocados.
7. Elección de la comisión de escrutinios para la
presente asamblea.
Se postulan los
siguientes propietarios.
GRACIELA
RODRIGUEZ, DE LA CASA 2. MANZANA 4
VICTOR MAUSSA, DE LA CASA 3. MANZANA 10
Aprobado con 161 votos, propietarios asistentes de 232
convocados
8. INFORMES:
8.1 Comité
verificador acta anterior.
8.2 Informe del Consejo de
administración.
8.3 Informe de gestión
administrador a 31 dic. De 2013.
8.4 Informe del revisor fiscal.
8.5 Informe del comité de
convivencia.
8.1 Comité
verificador acta anterior (19 de marzo de 2013).
La comisión de
verificación y transcripción del acta nombrada en la asamblea del 23 de marzo de 2013, estuvo conformada por:
LUIS MENDOZA, MANZANA 8, CASA 4.
RAFAEL LEON, MANZANA 1 CASA 4.
Quienes emiten el
siguiente informe del acta 19 de la asamblea general ordinaria de marzo de 2013,
documento que se adjunta y forma parte integral de esta acta.
Señores
ASAMBLEA
GENERAL DE PROPIETARIOS.
CONJUNTO
ALCALA.
Nosotros, la comisión de verificación de acta,
nombrada en asamblea No. 19 del 23 de marzo de 2013, nos permitimos certificar
que dicha acta se levantó, se público y se radicó en alcaldía de Flandes dentro
del tiempo y términos contemplados por la ley 675 y que dicha acta contiene lo
tratado, lo acordado y lo aprobado por los 161 propietarios asistentes, lo cual
conformo un quórum del 73.05 % y se
encuentra firmada por el presidente y secretario de dicha asamblea y asentada
en el respectivo libro de actas de asamblea y con la aprobación de la presente
comisión.
El
presente documento forma parte integral
del acta de la presente asamblea.
En constancia firmamos.
LUIS MENDOZA, MANZANA8, CASA 4.
Sometida a consideración
para su aprobación. Es aprobada con 161 votos, propietarios asistentes, de 232
convocados.
8.2 Informe del
Consejo de administración.
Se da el uso de la
palabra al señor VICTOR MAUSSA, quien
informa que gracias a la buena gestión de los señores miembros del consejo
actual, a la contadora, al administrador y equipo de trabajo en general, se
realizaron obras de mantenimiento y
adecuación de adoquines, modernización de los baños del kiosko, filtros para
las piscinas, cambio de medidores eléctricos, entre otros, tomándose para estos
gastos del recaudo de la recuperación de cartera morosa, como reza en forma
detallada y contable en el informe escrito que se adjunta a la presente acta. Se destaca la forma tan clara y transparente
con la que se realizaron estas actividades dejando un buen ambiente de
confiabilidad y entendimiento a la asamblea.
En nombre del Consejo de
Administración se pide a la asamblea mayor cumplimiento en los pagos.
Respecto a los
transformadores se llevó a cabo el pago de los mismos por un valor de
$15´000.000, liberando de este compromiso al Conjunto Residencial Alcalá.
El señor Maussa da a
conocer que una vez analizados los estados financieros y presupuestales, a la
fecha el conjunto se encuentra a paz y salvo, evidenciándose gran satisfacción
por parte de la asamblea en el reporte
de este informe.
8.3 Informe de gestión
administrador a 31 dic. De 2013. (ANEXO
INFORME) a cargo del señor Misael Guerrero.
El señor RAFAEL BERNAL
CASA 16, MANZANA 1 interviene para
preguntar porque no se han terminados algunas de labores y solicita que se nombren 2 personas para
hacerle un seguimiento a pendientes como
el parque infantil, remodelación y adecuación de las zonas peatonales, cambio
de matas de los corredores de las piscinas que puedan brindar más espacio a los
peatones, reubicación de las rejas de las rejas de las manzanas donde se hace
el espacio muy reducido el paso para casos de emergencia, entrada de silla de
rueda, camillas, adultos mayores, coches de bebés, etc. el señor Guerrero da respuesta que por la
temporada invernal no se ha podido culminar estas obras pero que el contrato aún
sigue vigente.
Se informa que sube el
valor de la póliza a $ 455.000.000 dando como resultado un costo por cada casa
entre $19´000.000 y $30.000.000 motivo del avalúo del impuesto predial.
Al respecto de la obra
vecina (construcción de edificios – apartamentos surge la necesidad de hacerle
un seguimiento con respecto a la protección de nuestro conjunto en cuanto a ubicación
de depósito de basuras, canalización de aguas lluvias, medidas preventivas de
inundación, sistemas de seguridad, acceso vehicular preferiblemente hacia
nuestro límite, iluminación, acueducto, compartimiento vial externo, etc.
8.4 Informe del
revisor fiscal. (ANEXO INFORME) a cargo del señor Felix Romero
El señor Felix Romero da
cumplimiento de la buena labor realizada por los integrantes de esta
administración. Manifiesta que está de acuerdo con los estados financieros en su aplicación y control que se adjuntan a
la presente acta.
El señor Polanía respecto
al numeral 4 solicita aclaración e información detallada sobre el pago de
seguros si ya no tenemos los transformadores, debería bajar este costo .
El Revisor habla sobre los seguros de las zonas comunes
que aún siguen (para lo cual se solicita un reavalúo de estos, vivienda, conjunto
en general, daños, piscina, terremotos, incendios, en fin).
El señor Polanía pide
sanar la protección del activo eléctrico y reubicar costos de pago de pólizas
en general.
También pregunta si
financieramente no hubo tipos de riesgos donde la administración posiblemente
haya malgastado presupuestos del pecunio
Alcalá, el Fiscal contesta que en la administración no se reciben
dineros (efectivo) y que los gastos menores se manejan a través de una caja
menor autorizada por valor de un salario mínimo legal vigente.
Igualmente pregunta, si
al 28 de febrero de 2014 si los estados financieros, libros, cuentas por pagar
y cobrar, impuestos, casos saneados y seguimiento en general quedan al día?
A todo lo anterior
preguntado por el señor Polanía, responde el Fiscal que él solo dictamina más
no certifica, no estar impreso el
informe de lo preguntado a la fecha.
Pregunta el señor Polanía
si hay contratos de alto riesgo sobre responsabilidad legal hacia la ARP y la ARL , si esto está al día.
8.5 Informe del comité
de convivencia
Señora Carmen Ariza,
invita a ver en la cartilla su gestión y a quienes sea designado, cumpla con
esta labor en forma permanente ya que las personas que se habían comprometido a
colaborar con esta labor, la dejaron trabajando sola.
9. Presentación y aprobación de los
estados financieros
A cargo de la Señora Deisy Figueredo informa que se enviaron a
toda la comunidad y que se encuentran en la administración.
El señor
Rafael León pregunta por el déficit de $15´519.806, contesta el Fiscal que este
excedente queda cubierto con los excedentes de ejercicios anteriores
Señor Hernando Ochoa Manzana 4, casa 5, pregunta o
hace la observación de cartera que no cuadran los totales e ingresos del
ejercicio anterior que se informe más claramente.
Contesta la señora Deisy
que esto aparece de consignaciones sin identificar que en cartera los intereses
son pagados por la comunidad producto de pagos por mora
El señor Polanía explica
que los propietarios no dan la información completa para efectos de recaudo de
dineros.
Quedando aclarado este
punto, el quórum de la asamblea aprueba en su totalidad la presentación de
estos casos con sus respectivas aclaraciones.
10. Análisis y aprobación
del presupuesto para el año 2014
La señora Deisy y el
señor Felix Romero expresa que debe
haber un presupuesto de sostenibilidad permanente, se propone un incremento de $1000.oo mensuales, el
señor Mauricio Polanía el porque de este
pago y su conveniencia a través de la administración y no en forma personalizada.
El señor Rafael León pide
aclaración sobe la partida correspondiente a seguros.
Se pone a consideración
la aprobación del presupuesto para el presente año 2014, se aprueba por la
totalidad de la asamblea y se confirma incrementar en mil pesos para cada mes a
partir del 1 de abril.
Se pide pago aclaración sobre pago de administración por local convertido en vivienda, se indagará
sobre esta situación legalmente.
11. Elección del consejo de administración -
periodo 2014 -2015
Se postulan e igualmente
son elegidos por la asamblea los señores
Elección del consejo de
administración periodo 2013-2014.
MAURICIO POLANIA. Casa 1.Mz. 3.
FERNANDO ALFONSO DELGADO. Casa 6.Mz 3.
HECTOR LOPEZ. CASA 5.
Mz. 1.
VICTOR MAUSSA DORIA.CASA 3 Mz. 10.
LUIS SUAREZ. Casa 2 Mz. 17.
LUCY CAMARGO DE MENDOZA. Casa 15, Mz.15
PEDRO JAMAICA. Casa , Mz
.
12. Elección del revisor fiscal periodo
2013-2014.
Se informa a la asamblea
que se colocó aviso para que radicaran hojas de vida para el cargo de revisor
fiscal, con fecha cierre el pasado 18 de marzo, y no llego ninguna.
El señor FELIX DAVID ROMERO, radico su hoja de vida y propuesta
desde el mes de febrero pasado.
Por tanto se somete a
consideración de la asamblea la reelección del señor FELIX DAVID ROMERO, como
revisor fiscal, y es aprobado con 161
votos, propietarios asistentes, de 232 convocados.
13. Elección del comité de convivencia periodo
2013-2014.
Se postulan y son
elegidos los siguientes propietarios para elección:
CARMEN CABRERA. CASA 5 MANZANA 8
EDGAR ARTURO QUICANO AYALA
LUCILA DE GARCIA
14. Proposiciones y varios
-
Parque infantil, remodelación y adecuación de las zonas
peatonales, cambio de matas de los corredores de las piscinas que puedan
brindar más espacio a los peatones, reubicación de las rejas de las rejas de
las manzanas donde se hace el espacio muy reducido el paso para casos de
emergencia, entrada de silla de rueda, camillas, adultos mayores, coches de
bebés, etc.
-
El propietario de la Manzana 13, casa 1 propone convocar una comisión
para hacer una visita de verificación al respecto de esta obra, responsabilidad
social, ambiental y más seguridad por
parte de la policía para el sector.
-
Señor Rincón Manzana, casa 4 pregunta y
propone colocar en manos de la autoridad competente la necesidad de acceso directo de la vía de acceso de nuestro conjunto hacia la vía
panamericana que se encuentra cerrada
por la pared del cementerio y sobre el pésimo estado de la calle paralela.
-
Propietario manzana 7, casa 1 que se verifiquen los pagos de
multas que se dé estricto cumplimiento.
-
Propietario manzana 5, casa 8 organización de parqueaderos
demarcación y utilización consciente o racional.
-
Propietario manzana 12, casa 11, control de animales en el
conjunto, muchos gatos, responsabilidad de perros por parte de sus dueños.
-
Utilizar un carnet y cambiarlo por la ficha de cartón.
-
La asamblea propone descontar a los miembros del consejo un
15, 25, 30, 35 o un 50 % sobre la cuota de administración por su trabajo en la
administración del conjunto.
-
Demarcación de parqueaderos y hacer respetar en forma racional el uso de ellos (ubicar
bien los carros al parquear).
-
Instalar cámaras hacia las piscinas (control de actos
inmorales, mal uso de la misma, ropa adecuada, gorro, vestido de baño y prenda
o camiseta blanca y no de color). (Queda ratificado el horario de 9 am. A 9
pm.) .
-
Mayor control de las personas a quienes se les arrienda.
-
Que le hagan mejor aseo a las piscinas, se ven muy sucias en
los bordes.
-
Implementar o creas reciclaje de basuras.
-
Las mascotas se les coloque un identificador para efecto de
salud y responsabilidad de aseo de las mismas.
-
Tener en cuenta la instalación de ventiladores en el kiosko
cuando hay asambleas.
-
Arreglo o mantenimiento del shut de basuras, más vigilancia y cumplimiento de los pagos de
multas del incumplimiento del reglamento
de la piscina.
-
Que no se genere la venta de productos en todas las casas,
solamente las que ya están autorizadas y
se genere la venta en los locales.
-
Se propone hacer un rodadero para adultos en la piscina,
para evitar los problemas en el rodadero de niños.
-
Que se desaparezca
o se elimine las manillas de la piscina.
AL RESPECTO SE HACE BOTACION POR PARTE DE LA ASAMBLEA, QUEDANDO
RATIFICADO EL USO DE MANILLAS POR PARTE DE TODA LA ASAMBLEA, MENOS UN VOTO.
-
Mejorar el alumbrado, mejoramiento de la zona deportiva.
-
Moderación del sonido en locales, carros y casas. SE VOTA POR LA TOTALIDAD DE LA ASAMBLEA:
SONIDO PARA LAS CASAS Y CARROS HASTA LAS 11
PM.
SONIDO
PARA LOS LOCALES HASTA 1AM Y SERVICIO HASTA LAS 3 AM
Para todos ellos fuera
de estos horarios el volumen debe ser MODERADO.
-
El revisor
fiscal ya deberían cambiarlo, porque no convocaron más hojas vida, no dijeron
que falto publicar aviso oficialmente.
-
Que el seguro cubra
también cada casa completamente, no solo las fachadas y las zonas comunes, no
se justifica esos precios de pago.
15. Cierre
de la Asamblea.
Finaliza a las 2
pm. La administración invita a los
propietarios a un plato de lechona.
Nota: Original Firmado y Publicado desde el pasado 19 de Abril de 2014, cualquier novedad o aclaracion sobre el documento, es suceptible a ser mejorado en virtud de que pueden existir errores de forma, los que se pueden corregir, las aclaraciones de contenido pueden ser solicitadas a la Administracion y Representacion Legal.
MAURICIO POLANIA MARIA TERESA POMBO
PRESIDENTE SECRETARIA
